Każdy zna masę problemów w ogarnięciu własnego czasu i związanych z nim zarządzaniem, które skutecznie utrudniają nam zorganizowanie się i osiąganie celów, które sobie postawimy na naszej ścieżce rozwou, czy to zawodowego, czy osobistego.

Sama jestem z organizacją „tak sobie”, choć przez lata udało mi się okiełznać prowadzenie kalendarza, plannera rocznego i ostatnio plannera obowiązków domowych, który już 4ty czy 5ty miesiąc wisi dzielnie na szafce w przedpokoju.

We wpisie tym zebrałam kilka zasad, które z zegarkiem w ręku, mogą pomóc Wam tak jak i mi pomagają ogarnąć ten chaos, który panuje w mojej rzeczywistości. Zasady te znajdziecie u większości osób, które prowadzą profile związane z zarządzaniem czasem, albo sobą w czasie – np. u Oli Budzyńskiej – Pani Swojego Czasu, czy w najnowszej książce Radka Kotarskiego – Inaczej.

I tak…

Zasada 2 minut

Jeśli coś ma zająć Ci tylko 2 minuty z Twojego czasu, zrób to od razu, np. opłukanie i wstawienie kubka do zmywarki, włączenie już włożonego do pralki prania, przetarcie stołu po śniadaniu.

Jest to cholernie przydatna zasada, która pomaga uporządkować swoją przestrzeń i zlikwidować wszystkie małe, pierdołowate sprawy do zrobienia, które nie zajmują wiele czasu, ale gromadząc się w ciągu dnia, powodują napięcie i stres – a na cholerę nam coś takiego? Dwie minuty, pach pach i załatwione, można zająć się ważnymi rzeczami.

Uwaga tylko na pułapkę dwuminutówek. Gdy bierzesz się za jedną, zaraz może okazać się, że czeka na Ciebie kolejna i kolejna i kolejna i tak z dwóch minut robi się 40 minut „prokrastynacji' na małych zadaniach, zamiast skupienia na głównych. Więc jeśli Twoją dwuminutówką jest np. zebranie szklanek ze stołu i wstawienie do zmywarki to nie bierz się w tym samym czasie za przecieranie stołu (2 minuty), wynoszenie śmieci (2 minuty) i składanie ubrań (2 minuty). Ustal, np. sprzątanie pokoju na dłuższą przerwę w pracy, czy na wykonanie po powiedzmy gotowaniu obiadu, czy czymkolwiek ważnym co masz do zrobienia. Dwuminutówki mają Ci pomóc, a nie zapełnić dzień pierdołowatymi zadaniami.

Pisząc ten wpis zdążyłam skorzystać z kilku dwuminutówek – wyniosłam rzeczy do prania z przestrzeni gdzie pracuję, zdjęłam z suszarki pościel, wstawiłam zdjętą wcześniej zasłonę do prania.

Podwójna zasada 5 minut

Jeśli nie masz siły na wykonanie jakiegoś zadania, a naprawdę pali Ci się grunt pod nogami lub bardzo próbujesz wypracować systematyczność w swoich zadaniach, to zasada 5 minut może okazać się dla Ciebie zbawienna.

Polega ona na tym, że do zadania podchodzisz tylko na 5 minut. Czy to pisanie książki, czy to pisanie wypracowania, budowanie tabel, rozpisywanie planu żywieniowego, odpisywanie na maile służbowe. Siadasz na 5 minut, robisz to, co zdążysz (1 mail, dwa zdania w książce, etc.) i fajrant. Oczywiście jeśli wkręcisz się w to co przypadło na pięciominutówkę to wiadomo – tylko się cieszyć, że jednak poszło i rób swoje dalej. Jeśli jednak po tych 5 minutach masz dosc – zadanie wykonane na tyle, na ile dasz radę, na ile masz możliwości i siłę! Jak to mówi Ola Budzyńska – zrobione jest lepsze od doskonałego.

Tę samą zasadę można wprowadzić, gdy chcemy podejść do jakiegoś zadania, nowego nawyku, czy kolejnego w życiu celu, który ciężko wcisnąć nam w naszą codzienność. Poświęcając codziennie 5 minut na to zadanie ,

Tę samą zasadę można wprowadzić, gdy chcemy podejść do jakiegoś zadania, nowego nawyku, czy kolejnego w życiu celu, który ciężko wcisnąć nam w naszą codzienność. Poświęcając codziennie 5 minut na to zadanie, po tygodniu będziemy mieć 35 minut zrobionego, a nie godziny zastanawiania się jak byśmy chcieli, ale nie robimy. Jak wyżej – zrobione jest lepsze od doskonałego.

Usiadłam do pisania tego wpisu dokładnie w stylu pięciominutówki. Pierwsza, gdy przyszedł pomysł, polegała na spisaniu nagłówków, by wiedzieć, o czym będę pisała. Napisałam także 2 zdania w każdym podpunkcie, by nie zapomnieć, co chciałam w nim umieścić i tyle. Potem zajęłam się innymi sprawami.

Zasada 15 minut

Często w czasie stresujących zadań nasz mózg szuka natychmiastowych odstresowaczy czy gratyfikacji, za swój ciężki wysiłek (no musi to być ciężki wysyłek, skoro mózg zżera ok 70% energii dostarczanej codziennie z dietą.

Zasadę 15 minut można z powodzeniem zastosować na wszystkie zachcianki żywieniowe niemające nic wspólnego z prawdziwym głodem (głód psychiczny, poczucie chętki na coś, uczucie chęci zjedzenia w głowie lub ustach, a nie fizyczne burczenie w żołądku).

W przypadku natrętnech chęci sięgnięcia po coś smacznego, obejrzenie czegoś głupiego w sieci, posiedzenie na fejsie bez celu, pogranie w kulki zamaist pracy, etc. warto pogadać z samym sobą i powiedzieć „Spoko Julka, no dam Ci pooglądać te głup[oty w sieci, ale najpierw 15 minut skupienia na tym co mamy zrobić” a;bo ” Oko Julka, dostaniesz tego rogalika francuskiego, po którym znów skaszlesz się jak szalona, ale dopiero za 15 minut, teraz pracujemy nad książką.”

I zwykle te 15 minut wystarczy, by uspokoić naszą korę przedczołową – bodajże to ta część mózgu, która ma na koncie nasze impulsywne zachowania.

Zasada ta działa także świetnie w czasie, gdy puszczają nam nerwy i dalsza konwersacja z rozmówcą może polecieć tylko w stronę inwektyw z obu stron. Może także przydać się, gdy mamy do podjęcia decyzję, ale impulsywne jej podjęcie może skończyć się dla nas źle. Warto w takim momencie powiedzieć „STOP, rozwiążemy to za 15 minut, kwadrans dla mózgu, niech się przestanie miotać”

W czasie pisania tego posta już dwukrotnie chciałam wstać i pójść zrobić sobie kawę wcześniej i za każdym razem obiecywałam sobie, że spoko, ale za 15 minut – bo teraz coś robię. I dwukrotnie „zapomniałam” o tej kawie i poszłam na nią, zgodnie z planem, wykorzystując…

Technika Pomodoro

Ostatnią propozycją na dzisiaj, którą mam do przedstawienia jest Technika Pomodoro. Jest to bardzo ciekawy system, który pomaga usprawnić pracę i jednocześnie nie zapominac o przerwach niezbędnych mózgowi dod efektywnej pracy.

Technika ta polega na podzieleniu czasu pracy na segmenty 15-25 minutowe (choć to można ustalać indywidualnie) i po każdym takim segmencie następuje 5 minut przerwy, a po 4 pełnych segmentach – 20 minut przerwy (długość przerw można także dostosować do swoich potrzeb).

Standardowo Technika Pomodoro to cztery segmenty po 25 minut, jednakże dla mnie 25 minut to za długo na skupienie – przy mojej nadpobudliwości wyciągnięcie pełnych 10 minut bez oderwania się od roboty jest trudne, dlatego stosuję 20-minutowe bloki, w czasie których z prokrastynacją i potrzebą natychmiastowej nagrody radzę sobie zasadą 15 minut i 5 minut.

Znacznie łatwiej podejść do jakiego zadania, gdy wiemy, że niedługo czeka nas przerwa. I polecam z całego serca korzystać z tej przerwy – nie na odpisywanie maili czy robienie czegoś na szybko (no chyba, ze to kewstia dwuminutówki niezwiązanej z pracą), łatwiej będzie usiąść do dalszej pracy, gdy na chwilę przewietrzymy myślenie czymś innym. No a przynajmniej dla części osób będzie to przydatne.

Do korzystania z tej techniki wystarczy budzik, ale powstało naprawdę dużo aplikacji, czy to na komputer, czy na telefon, które mogą ułatwić nam korzystanie z niej. Ja korzystam z desktopowego Focus 10, ale można także korzystać z przeglądarkowych timerów, takich jak: TomatoTimer, Pomofocus czy Pomodoro-Tracker. Część z tych stron jest po polsku, a także ma także inne funkcje, takie jak planowanie zadań. Naprawdę warto zajrzeć.

Z aplikacji na telefon (android) mogę polecić aplikację Brain Focus, w której poza ustaleniem ilości i długości sesji, możemy także przeglądać statystyki i planować zadania i pracę. Ja aktualnie nie korzystam z niej za często, bo mam timer na pulpicie, jednakże gdy mam do wykonania coś poza pracą – timer ten bardzo mi ułatwia życie.

Na dzisiaj to wszystkie zasady organizacji czasu, albo sobą w czasie, jakie mam do przedstawienia. Może nie jest ich za dużo, ale jak wiemy – im więcej tym wcale nie zawsze lepiej. Dlatego przyjmijcie tę skromną czwórkę ode mnie i mam nadzieję, że tak jak i mi pomagają one zorganizować trochę nieogarnięcie życiowe, tak i moim Czytelnikom się przydadzą.

Jeśli znacie jakieś inne zasady organizacji z zegara wyjęte (czasowe) – koniecznie dajcie znać, a nuż dodam kolejną do swojej codzienności, albo ktoś skorzysta z Waszego sposobu!